Информант: А. О. Федоров
— 4 декабря 2024 г. состоялась финальная защита проектов участников девятого набора программы «Административный кадровый резерв» НИУ ВШЭ, где ваш проект «чат-бот «Цифровой друг» оказался в числе самых сильных.
Как возникла идея вашего проекта (чья идея; истории о брейншторме; истории о личных «болях»; чем вдохновились или у кого-то что-то творчески переняли)? В чем его актуальность (ваш взгляд на то, почему задеваемую проблему нужно решать и является ли это проблемой вообще)?
— Идея проекта «чат-бот «Цифровой друг» возникла из личного опыта и наблюдений за рабочими процессами в НИУ ВШЭ. Мы заметили, что сотрудники, особенно новые, тратят много времени на поиск коллег, отвечающих за конкретные задачи. Часто они знают, что именно нужно сделать, но не знают, к кому обратиться. Это приводит к лишним запросам, задержкам по времени и дублированию работы.
Существующие информационные системы Вышки неэффективны по нескольким причинам:
1. Ограниченность поиска. Можно найти сотрудника по ФИО, должности или подразделению, но нельзя искать по его обязанностям или задачам. Если вы знаете, что вам нужно, но не знаете, кто за это отвечает, поиск становится сложным и требует множества итераций.
2. Долгий процесс. Поиск нужного сотрудника занимает в среднем 10 минут и требует 11 итераций, что неэффективно.
3. Частые изменения в структуре. ВШЭ — крупный и динамичный университет. Кадровые изменения, новые проекты и направления работы происходят регулярно. Информация может устаревать, что усложняет поиск нужного человека.
4. Неудобство для новых сотрудников. Новым сотрудникам, особенно тем, кто не знаком со структурой университета, сложно ориентироваться в существующей системе поиска.
В ходе обсуждений (брейншторма) каждый делился своими «болями»: кто-то не мог быстро найти ответственного за проект, кто-то сталкивался с путаницей из-за частых изменений в структуре университета.
Чат-бот «Цифровой друг» должен был решить эти проблемы и сделать процесс поиска быстрым и интуитивно понятным. Мы хотели, чтобы в Вышке появился инструмент, который позволил бы найти сотрудников по их функциональным обязанностям, а не только по ФИО или должности.
— Актуальность проекта очевидна: НИУ ВШЭ — это крупный и динамично развивающийся университет. Кадровые изменения, новые проекты и направления работы — это норма, но они создают сложности в коммуникации. Мы считаем, что эту проблему нужно решать, потому что она напрямую влияет на продуктивность и комфорт сотрудников. Упрощение коммуникаций не только сэкономит время, но и позволит сосредоточиться на более важных задачах.
«Цифровой друг» — это не просто удобный инструмент, а способ сделать работу в Вышке более слаженной и эффективной.
— Как лично Вы попали в команду? Как была организована работа в команде (сколько человек; кто за что отвечал) и какова Ваша в нем роль? Какие трудности возникали в процессе работы? Что не получилось в итоговом продукте из того, что было задумано (были ли резкие смены концепции проекта)?
— Было много интересных проектов. Это и создание системы проектно-аналитического учета, открытие школы юного программиста для детей, внедрение геймификации в обучение по работе с корпоративными информационными системами, разработка сервиса «Я предлагаю», организация «Бюро добрых услуг» и другие.
Мне понравилась идея создания чат-бота «Цифровой друг». Проблема поиска коллег была актуальной и касалась многих сотрудников. Я видел, как много времени тратится на поиск нужных контактов, и понимал, что автоматизация этого процесса может значительно повысить эффективность работы.
Кроме того, мой предыдущий опыт создания бота для поиска книг в библиотеке ВШЭ показал, насколько такие инструменты могут быть полезны. Я увидел в этом проекте возможность применить свои навыки и одновременно сделать что-то действительно полезное для университета.
— В нашей команде было 8 человек. Руководитель команды – Санан Гамидов, директор центра учебной аналитики и управления качеством образования Высшей школы бизнеса.
Участники команды: Авдеев Сергей, начальник управления закупок; Баландина Владлена, референт НИУ ВШЭ в Санкт-Петербурге; Коростелёв Алексей, начальник управления цифровизации инфраструктурного блока; Лыжина Елена, заместитель директора Дирекции по связям с общественностью НИУ ВШЭ в Санкт-Петербурге; Стальская Софья, старший преподаватель департамента иностранных языков НИУ ВШЭ в Санкт-Петербурге; Федоров Андрей, главный аналитик отдела информационных систем и электронных ресурсов; Фищева Ольга, начальник управления научных исследований НИУ ВШЭ в Санкт-Петербурге.
Каждый участник отвечал за свою часть работы, что позволило нам эффективно распределить задачи и двигаться к цели. Основная коммуникация проходила в группе Telegram, что позволяло оперативно обмениваться информацией и координировать действия.
Распределение ролей и задач в команде:
Стальская Софья и Баландина Владлена отвечали за разработку и подготовку презентаций. Они работали над созданием визуальных материалов и текстового содержания, чтобы четко донести идею и цель проекта.
Лыжина Елена и Фищева Ольга занимались сбором информации о сотрудниках Питерского кампуса ВШЭ. Собирали данные, которые затем использовались для настройки чат-бота.
Авдеев Сергей, Коростелёв Алексей и я отвечали за техническую часть проекта — разработку прототипа чат-бота в Telegram. Готовили структуру данных и тестировали первые версии бота.
Такой подход к организации работы позволил нам эффективно распределить задачи, избежать дублирования и быстро двигаться к реализации проекта. Я помогал разрабатывать прототип бота, опираясь на свой предыдущий опыт создания подобных решений.
Вместе мы продумывали, как структурировать данные, чтобы бот мог быстро и точно находить нужных сотрудников. Питерский кампус ВШЭ был выбран нами в качестве источника данных для тестирования базы знаний бота.
— В процессе работы над проектом «Цифровой друг» нам пришлось столкнуться с рядом вызовов и решать следующие задачи:
1. Актуализация данных. Основной сложностью стало получение и поддержание актуальных персональных данных сотрудников. Это было необходимо для точной настройки чат-бота, но доступ к таким данным был ограничен из-за соображений конфиденциальности.
2. Парсинг данных вручную. В условиях отсутствия автоматизированного доступа к персональным данным, нам приходилось парсить информацию с портала ВШЭ вручную. Но, данные быстро устаревали, что требовало постоянного обновления и проверки.
3. Законодательные ограничения. Вступили в силу изменения в законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», которые установили запрет для ряда российских организаций на использование иностранных мессенджеров, включая Telegram. Для нас это стало серьезным вызовом.
— Мы начали искать альтернативные пути реализации. Решение проблемы мы видели в трёх направлениях:
1. Использовать социальную сеть «ВКонтакте». Этот вариант рассматривался как альтернатива Telegram, так как «ВКонтакте» является российской платформой и не подпадает под законодательные ограничения. Однако у нее были свои недостатки, такие как меньшая гибкость для интеграции ботов.
2. Доработать функционал Яндекс Мессенджера. На тот момент стандартная версия сервиса содержала по умолчанию только фамилию и имя. Расширение полей (например, добавление должности сотрудника университета) позволило бы эффективно использовать уже имеющуюся инфраструктуру, но требовало значительных доработок.
3. Доработка мобильного приложения HSE App X. Это решение нам казалось наиболее перспективным, так как приложение уже связано с Единым личным кабинетом (ЕЛК) сотрудников. Однако для этого нужно было решить вопрос с обогащением данных в ЕЛК о функционале работников, что требовало дополнительных ресурсов и времени.
Каждый из вариантов имел свои плюсы и минусы, и нам предстояло выбрать наиболее подходящий. Эти трудности стали важным этапом в работе над проектом.
В процессе обсуждения мы так и не пришли к единому мнению по выбору платформы для реализации бота. Изначально мы хотели создать отдельный чат-бот в Telegram с внедрением нейронной сети GigaChat, что позволило бы сделать поиск сотрудников умным и адаптивным. Однако из-за правовых ограничений, связанных с запретом на использование иностранных мессенджеров, этот вариант пришлось отложить.
К сожалению, проект остался незавершенным. Мы столкнулись с необходимостью пересмотреть подходы и адаптироваться к новым условиям, но на тот момент не смогли найти оптимальное решение, которое бы учитывало все технические, правовые и организационные требования. Тем не менее, этот опыт стал важным этапом в нашей работе, показав, насколько важно быть гибкими и готовыми к изменениям в условиях современных вызовов.
— Как участие в проекте повлияло именно на Вас (не секрет, что Вы зарекомендовали себя, как одного из наиболее активных участников девятого набора программы в принципе)?
— Участие в проекте «чат-бот «Цифровой друг» оказало значительное влияние на мое профессиональное и личное развитие. Работая над проектом, научился видеть проблемы в процессах и находить оптимальные решения, учитывая доступные ресурсы и время. Этот навык стал для меня ключевым, так как позволил не только эффективно справляться с текущими задачами, но и предугадывать потенциальные проблемы.
Я понял, как важно учитывать не только технические, но и правовые, и организационные аспекты при реализации проектов. Этот опыт позволил мне лучше понимать, как несоответствие наших ожиданий и реальности может влиять на результат, и как важно быть гибким и готовым к изменениям.
Кроме этого, я познакомился с коллегами из разных подразделений ВШЭ, что расширило мой круг профессиональных контактов. Теперь я знаю, к кому можно обратиться за советом или поддержкой в будущих проектах.
— Как реализованный проект функционирует сейчас (на какой платформе; отзывы о вашем проекте; кто оказался больше заинтересован, студенты или сотрудники)? Какие перспективы у этого проекта?
— К сожалению, наш проект не был реализован в полной мере из-за ряда технических и правовых ограничений, которые не позволили довести проект до финальной стадии. Тем не менее, идея проекта вызвала большой интерес, особенно среди сотрудников НИУ ВШЭ. Они часто сталкиваются с необходимостью быстро находить коллег, отвечающих за конкретные задачи, и видели в «Цифровом друге» решение своей проблемы.
Отзывы о концепции проекта были положительными. Мне кажется, что наши идеи стали толчком для цифрового блока, который добавил в корпоративном Яндекс Мессенджере Вышки возможность поиска сотрудника по должности.
Коллеги отмечали, что такой инструмент как чат-бот значительно упростил бы их работу, особенно в условиях динамично меняющейся структуры университета. Однако отсутствие готового продукта не позволило нам собрать полноценную обратную связь от пользователей.
— Сейчас проект находится в «замороженном» состоянии, но мы продолжаем искать возможности для его реализации. Одним из потенциальных решений может стать интеграция функционала бота в мобильное приложение HSE App X или расширение функционала корпоративного Яндекс Мессенджера.
В целом, проект «Цифровой друг» показал свою актуальность и востребованность, и мы надеемся, что в будущем удастся преодолеть возникшие трудности и внедрить подобное решение в работу университета.
— Какие лайфхаки можете дать участникам АКР для успешного прохождения этого длительного и порой изнурительного пути создания проектов?
— Участие в АКР это увлекательный, но иногда изнурительный процесс, требующий много энергии и времени. Чтобы успешно пройти этот путь и создать стоящий проект, важно не только быть увлеченным идеей, но и правильно организовать свою работу.
Вот несколько лайфхаков, которые помогут участникам АКР:
Командная работа — это ключ к успеху. Распределяйте задачи в зависимости от сильных сторон каждого участника. Не бойтесь делегировать и доверять коллегам. Регулярно проводите встречи, чтобы обсуждать прогресс и корректировать планы.
Будьте готовы к изменениям и неожиданностям. Проекты редко идут строго по плану, поэтому важно уметь адаптироваться и находить альтернативные решения.
Не стесняйтесь обращаться за помощью к наставникам и коллегам. Они могут дать ценные советы и помочь избежать распространенных ошибок.
Оценивайте свои возможности объективно. Если ресурсов (времени, денег, экспертизы) не хватает, ищите альтернативные пути или упрощайте задачи. Лучше сделать меньше, но качественно, чем пытаться объять необъятное.
Успешное прохождение АКР — это не только результат, но и процесс. Наслаждайтесь каждым этапом, учитесь новому, стройте связи и не бойтесь экспериментировать.
Даже если проект не будет реализован в полной мере, вы получите бесценный опыт, который пригодится в будущем.
Удачи!